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海口经济学院关于认真做好2018年档案归档移交工作的通知

发布日期:2019-03-05 09:03:16 点击次数:147

各单位、各部门:

根据学院档案工作有关规定,2018年档案归档移交工作已经开始,现将有关事项通知如下:

一、归档范围:

(一)2018年1月1日至12月31日期间,学校党群、行政、科研、教学、外事的、资产与设备(价值5万以上)管理、出版等各项活动中产生具有保存价值的文件材料,均应归档。

各单位文件材料归档范围请参照《海口经济学院各类档案归档范围和保管期限表》(已挂在海经院档案管理交流群260859536共享)。

(二)归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘、磁盘等)。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。

(三)各单位获得的院外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等(厅级以上)及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。(详见附件)

本次整理移交的归档材料是2018年各单位产生的归档材料,以及往年应归档,却未归档的文件材料。

二、归档要求:

(一)各单位要加强归档工作的领导,兼职档案员要切实履行工作职责,负责本单位归档材料的收集、整理与立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交学院档案馆。任何单位和个人不得据为己有。

(二)凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供相关材料。

(三)归档的纸质文件材料必须是原件,如果特殊情况不能移交原件的,单位必须注明情况。文件类的归档材料实行以件为单位归档。上级来文需要办理并上报相关材料的,要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册、汇编等已装订并符合装订要求的材料,以册(本)为单位移交。

(四)声像档案:录音、录像带的外盒上应贴上标签, 必须附有文字说明,内容包括事由、时间、地点、摄影者;数码照片(含当年毕业学生合影)要求每张照片都必须做好文字说明,内容同上。

(五)实物档案:标明实物名称、获得时间和颁(赠)单位。

(六)归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

(七)各单位兼职档案人员对归档过程的相关问题可随时向档案馆工作人员联系咨询。

三、档案的移交:

(一)归档验收:

兼职档案管理人员将整理好的档案录入档案管理系统,我们将根据各单位、各部门录入的档案目录进行筛选和鉴别,兼职档案管理人员根据鉴别后的档案移交目录进行档案的移交。并将相应的电子档案发送至邮箱254275444@qq.com或QQ:254275444;移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

(二)移交手续:

归档单位移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

(三)归档移交时间:

各单位、各部门请于2019年3月28日前移交所有档案。

联系电话:65733541(8541)

移交地点:行政中心七楼档案馆

附件:海口经济学院实物档案归档范围.doc




                                              海口经济学院档案馆

                                             2018年3月4日